ZMIANA OPCJI W POLECENIU OPCJE Z MENU NARZĘDZIA
Z menu Narzędzia wybieramy polecenie Opcje. Otworzy się okno dialogowe Opcje z wieloma zakładkami, w którym przystępujemy do dalszego dostosowywania naszego edytora tekstu do naszych potrzeb. Zmienimy tu wiele domyślnych ustawień na nam odpowiadające. Jedną z takich zmian będzie włączenie Granic tekstu.
Zmiany tu wprowadzone są trwałe, ale można w każdej chwili zmienić je na domyślne.
1. Zakładka Widok
Pierwszą zakładką jest zakładka Widok. W zakładce tej włączamy opcję Granice tekstu. Po kliknięciu na przycisku OK, wrócimy do naszego dokumentu i zobaczymy, że na naszej kartce papieru widoczne są kropkowane linie dokładnie w takich odległościach od brzegów kartki, jakie ustaliliśmy w poleceniu Układ strony w menu Plik. Ponadto, zawsze tu wyłączam opcję Okienko zadań przy uruchomieniu. Dzięki temu podczas uruchamiania Worda nie będzie otwierać się Okno zadań (z prawej strony ekranu), a przez to będziemy mieli więcej miejsca na naszą pracę.
2. Zakładka Edycja
Będąc jeszcze w oknie dialogowym Opcje, przejdźmy na zakładkę Edycja. W zakładce tej zawsze wyłączam opcję Śledź formatowanie. Dlaczego? Otóż, formatowanie tekstu w Wordzie oparte jest na stylach. I jeżeli ta opcja jest włączona, to Word, śledząc sposób formatania tekstu, tworzy odpowiednie style bez naszej wiedzy. Tworzy się w stylach wielki śmietnik.
Podczas przepisywania prac dyplomowych intensywnie korzystam ze styli, ale tych, które sam stworzę lub które sam zmodyfikuję, a jeżeli chcę gdzieś pogrubić jeden lub dwa wyrazy, to poprostu pogrubiam je i nie potrzebuję do tego odrębnego stylu.
3. Zakładka Zapisywanie
Następnie przechodzimy do zakładki Zapisywanie, gdzie włączamy opcję Zawsze z kopią zapasową. Powoduje ona, że podczas zapisywania zmian w naszej pracy dyplomowej, tworzona jest kopia zapasowa (dokument ostatnio zapisany jest zapisywany w tym samym folderze pod nazwą „Kopia zapasowa nazwa dokumentu.wbk”, a w oryginalnym pliku zapisywana jest nasza zmieniona praca). Skutek jest taki, że na dysku znajdują się dwa pliki, ale w razie uszkodzenia oryginalnego pliku lub omyłkowego wykasowania, możemy odzyskać część naszej pracy z tej kopii.
Pamiętajmy także o pozostawieniu włączonej opcji Zapisz informacje potrzebne do odzyskania pliku co. Opcja ta jest przydatna w przypadku, gdy Word zostanie nagle zamknięty (Word się zawiesi, komputer zrestartuje się lub zabiorą prąd i komputer wyłączy się). Wtedy, po ponownym uruchomieniu Worda, pojawi się nasz odzyskany dokument.
UWAGA!
Jak najszybciej zapisujemy dokument odzyskany, gdyż przy następnym awaryjnym zamknięciu Worda, stracimy te dane. Zapisujemy go pod inną nazwą niż nasz dokument, otwieramy nasz dokument i porównujemy je. Dalej pracujemy w tym dokumencie, w którym zachowało się więcej danych.
4. Zakładka Pisownia i gramatyka
Następnie przechodzimy na zakładkę Pisownia i gramatyka. W oknie tym pozostawiamy wszystkie domyślnie włączone opcje bez zmian. Wspominam o tym oknie, gdyż właśnie opcje w tym oknie decydują, jak dokładnie program będzie sprawdzał ortografię i gramatykę.
Jeżeli w naszej pracy nie występują wzory matematyczne, to warto wyłączyć opcję Ignoruj wyrazy zawierające cyfry. Spowoduje to, że przypadkowe wpisanie cyfry zamiast litery komputer pokaże jako błąd.
Word błędy ortograficzne podkreśla na czerwono, a błędy gramatyczne i interpunkcyjne na zielono. Podkreślenia te oczywiście nie są drukowane.
UWAGA!
Word, jako błędy, pokazuję nie tylko błędnie napisane wyrazy, ale także takie wyrazy, które nie występują w słowniku dołączonym do programu. Tak więc ostateczną decyzję, czy to jest błąd, czy też nie, podejmujemy my. Word uznaje także za błąd interpunkcyjny podwójne (lub wielokrotne) spacje i ma racje. Unikajmy zbędnych spacji!
5. Zakładka Drukowanie
Następnie przechodzimy do zakładki Drukowanie. W zakładce tej włączamy opcję Aktualizacja pól, która odpowiada za aktualizację wszystkich pól w dokumencie przed jego wydrukowaniem. Dzięki tej opcji Word przed wydrukowaniem zaktualizuje wstawione przez nas spisy treści, tabel, rysunków, a właściwie numery stron.
Ponadto na tej zakładce możemy włączyć opcję Drukowanie od ostatniej strony. Umożliwia ona drukowanie naszego dokumentu od ostatniej strony. Należy używać jej ostrożnie i zawsze wcześniej wypróbować jej działanie.
6. Zakładka Zabezpieczenia
Przechodzimy do zakładki Zabezpieczenia, gdzie możemy zabezpieczyć naszą pracę dyplomową hasłem przed otwarciem jak i przed wprowadzaniem zmian. Możemy także włączyć opcję Zalecane tylko do odczytu. Opcję tę zawsze każdy może wyłączyć, o ile wie o jej istnieniu. Oczywiście w przypadku pracy dyplomowej zabezpieczenie hasłem czegokolwiek nie ma sensu, ale każdy postępuje tak, jak chce. Pozostałe opcje na tej zakładce możemy zaznaczyć w razie potrzeby.
Przez wiele lat przepisywania i formatowania prac dyplomowych nie miałem potrzeby korzystania z żadnej opcji na tej zakładce.
7. Zakładka Lokalizacja plików
Przechodzimy do następnej zakładki, tj. Lokalizacji plików. W zakładce tej możemy zmienić lokalizację folderu roboczego oraz folderu zawierającego szablony dokumentów.
Jak widać na załączonym obrazku, moim folderem roboczym jest dysk E:. Dlaczego? Dlaczego nie Moje dokumenty? Otóż to kwestia przyzwyczajenia. W Windowsie 3.11 nie było czegoś takiego jak Moje dokumenty. Folderem roboczym najczęściej był folder, w którym program był zainstalowany. Nie było to wygodne i bezpieczne. Dlatego wszystkie przepisywane prace dyplomowe trzymałem na dysku D: lub E: w folderze Prace. Po przesiadce na Windowsa 95 i na następne wersje przyzwyczajenie pozostało. Dziś mniej przepisuję prac dyplomowych a więcej formatuję. Ze względu na to, że prac formatowanych nie przechowuję długo na dysku, moim folderem roboczym w Wordzie jest obecnie dysk E:.
Praca w Wordzie oparta jest o style i szablony. W szablonach są przechowywane style, pozycje Autotekstu, makra, paski narzędzi, niestandardowe ustawienia menu oraz klawisze skrótów. Word standardowo swoje szablony przechowuje na dysku systemowym (C:) w Documents & Settings. W razie ponownej instalacji Windowsa dysk ten jest formatowany, a więc utracimy wszystkie dane znajdujące się do tej pory na nim. By mieć mniej pracy przy ponownej konfiguracji Worda, folder z szablonami skopiowałem na inny dysk. Łatwiej jest wskazać nową lokalizację folderu szablonów niż ponownie go konfigurować. Niestety, ustawienia Opcji i Autokorekty będziemy musieli ponownie zmienić.
Na innych zakładkach w tym oknie możemy dalej dostosować nasz edytor tekstu do naszych wymagań i upodobań. Po zakończeniu konfiguracji klikamy na przycisku OK.
UWAGA!
W górnym prawym rogu okna dialogowego – obok przycisku z iksem – znajduje się przycisk ze znakiem zapytania. Wystarczy na nim kliknąć lewym klawiszem mysz (przy kursorze pojawi się znak zapytania) i następnie na wybraną przez nas opcję. Uzyskamy podpowiedź, do czego dana opcja służy.
Po wprowadzonych zmianach w oknie dialogowym Opcje okno nowego dokumentu Worda wygląda tak, jak na rysunku.