Telefon nie może i nie powinien zastępować korespondencji, choć prawdą jest, że dziś pisujemy mniej listów, a częściej korzystamy z telefonu. List jest materialnym dowodem kontaktów między ludźmi, dlatego w relacjach zawodowych, w świecie biznesu zachował trwałe miejsce. Umożliwia subtelną, precyzyjną wypowiedź, pozwala wyrazić wszelkie niuanse i uczucia. Wysyłając list nie wdzieramy się nagle w życie osoby, z którą pragniemy się porozumieć. Telefon dzwoni często w niewłaściwym momencie, list czytamy wtedy, gdy mamy na to czas i ochotę.
Kiedy i po co piszemy listy? Wówczas, gdy chcemy złożyć adresatowi gratulacje, podziękować, dać znak życia i opowiedzieć o sobie, prosić o coś, domagać się czegoś, sprzeciwić się i zawsze, kiedy telefon wydaje nam się formą zbyt natrętną, a zatem nieuprzejmą.
Każdy list wymaga przesłania pisemnej odpowiedzi w ciągu dwóch tygodni. Tylko listy z podziękowaniami mogą pozostać bez odpowiedzi.
Oczywiście nie każdy obdarzony jest talentem literackim, wszyscy jednak powinni mówić i pisać poprawnie i wystrzegać się błędów ortograficznych, a w razie potrzeby sięgać do słownika i przed wysłaniem przeczytać list dla sprawdzenia.
PAPIER LISTOWY, UKŁAD LISTU
Dziś zasady nie są tak sztywne jak dawniej. Najlepiej używać papeterii o standardowym formacie (koperty 16 x 11,5, 22 x 11 lub 19 x 11 cm). Odpowiedni papier kupimy w każdym sklepie papierniczym czy domu towarowym.
Papier powinien być prosty, najlepiej biały i w dobrym gatunku. Chcąc nadać listowi bardziej osobisty charakter, możemy sięgnąć po papeterię kolorową, niechaj jednak będzie to barwa subtelna (jasnoszara lub na przykład barwy kości słoniowej). Używanie papeterii fantazyjnej, zdobionej fotografiami, rysunkami czy perfumowanej, nie jest w dobrym guście. Bardziej ceremonialna korespondencja wymaga wyściełanych kopert w kolorze papieru listowego, który powinien być gruby, by pismo nie przebijało na drugą stronę.
Elegancki, ale bardziej kosztowny jest papier listowy z nadrukiem. W lewym górnym rogu znajduje się adres i telefon nadawcy. Tylko korespondencja oficjalna, zawodowa, wymaga podania imienia i nazwiska.
Można posługiwać się także kartami z brystolu, pozwalającymi na zwięzłość, ale nie ograniczającymi piszącego tak, jak bilety wizytowe.
Grzeczność nakazuje posługiwać się piórem lub pisakiem, które czynią pismo wyraźniejszym, a przez to łatwiejszym do odczytania. Długopisu możemy użyć tylko wtedy, gdy adresatem jest osoba bliska, stary znajomy lub przyjaciel albo wówczas, gdy wysyłamy pismo do urzędu. Najodpowiedniejszy jest atrament ciemny – czarny albo niebieski. Listów prywatnych nie należy pisać na maszynie, zwłaszcza jeśli adresatem jest osoba starsza. Upewnijmy się też, czy tekst jest czytelny.